Простий принцип продуктивності від «батька» PR Айві Лі — 5 правил управління часом
Айві Лі вважають «батьком» PR. Він допоміг політикам та компаніям XX століття зрозуміти, що набагато ефективніше вести комунікацію з суспільством через пресу, ніж замовчувати факти та уникати негативу.
У 1918 році, на прохання одного з найбагатших людей на той час — Чарльза Майкла Шваба, Айві Лі розробив систему, яка дозволила підвищити продуктивність Bethlehem Steel Corporation.
Ця система має пʼять простих правил, які працюють, якщо їх повторювати щоденно.
5 кроків методу Айві Лі
- Перш ніж закінчити день, запишіть 6 найважливіших завдань, які потрібно виконати наступного дня. Обмежтеся лише шістьма завданнями. Ні більше, ні менше.
- Розташуйте 6 завдань відповідно до їх пріоритетності: від найбільш важливого до найменш важливого.
- Наступного дня почніть з першого завдання і не зупиняйтеся, поки не виконаєте його. Відкиньте все, що відволікає, несподівані завдання розбивайте відповідно до терміновості.
- Продовжуйте виконувати решту завдань, дотримуючись тієї ж процедури. Працюйте над одним завданням за раз, у порядку пріоритету. Якщо можливо, робіть перерви, проте не зупиняйтеся, коли завдання виконано наполовину. У процесі можете коригувати порядок пріоритетності.
- Будь-які завдання, які не виконали, переносьте на наступний день і повертайтеся до списку з 6 завдань. Якщо ви схильні залишати завдання невиконаними, відкоригуйте своє робоче навантаження так, щоб 6 завдань можна було виконати за один день.
Чому працює метод Лі
Ефективність цього підходу базується на його мінімалізмі та практичності.
Простота та дієвість
Метод Айві Лі демонструє, що простота здатна приносити хороші результати. Часто люди витрачають час на пошук ідеальних застосунків для організації життя, але без ефективного методу навіть найкращий інструмент не допоможе.
Фокус на важливому
Сучасний ритм наповнений відволіканнями, а міф про ефективність багатозадачності лише ускладнює ситуацію.
Цей метод змушує фокусуватися на конкретних завданнях, ігноруючи дрібниці. Несподіванки виникатимуть, але їх слід вирішувати швидко й повертатися до своїх 6 задач.
Зменшення втоми від прийняття рішень
Багато часу можна витратити на роздуми — які ідеї чи дії обрати, хоча рішення мало б займати лише кілька хвилин. Метод Айві Лі усуває цю проблему завдяки плануванню ввечері. Визначення 6 ключових завдань перед сном дозволяє почати новий день із чітким планом дій.
Це як історія Шелдона з «Теорії великого вибуху» — чіткий розпорядок, який механізує рутину і не дає зациклюватися на ній.
Як покращити метод
Конкретизувати завдання
Чітко ставте завдання зі списку шести. Наприклад, не просто «читати», а «прочитати один розділ» або «читати протягом години». Без чітких меж важко зрозуміти, коли завдання виконано.
Враховувати непередбачувані ситуації
Якщо розклад нестабільний і задачі можуть «падати» впродовж дня — це не причина відмовлятися від методу Лі.
Можна створити додатковий список для несподіваних завдань і поділити їх на три категорії:
- Термінові: виконуються негайно, навіть якщо доведеться відкласти основні завдання.
- Після завершення: виконуються після завершення поточного завдання, залежно від пріоритету.
- Майбутні: переносяться на наступний день чи пізніше.
Таким чином фокус не втрачатиметься, прогрес несподіваних завдань враховуватиметься в список шести й сприятиме підвищенню продуктивності.
Знайти ідеальну кількість завдань
Число 6 не є універсальним. Лі обрав його через особливості роботи компанії Чарльза Шваба, де розроблявся метод.
Для себе можна експериментувати із кількістю завдань — це допоможе створити список, який буде легко виконувати, при цьому не відчуваючи стресу чи перевантаження.
Як виглядає день за методом Айві Лі
День починається з перегляду запланованих шести завдань. Спочатку виконуються одна-дві пріоритетні. Після цього, якщо виникають термінові несподівані задачі — виконання наступних шести призупиняється.
Неочікувані задачі розподіляються на термінові (виконуються одразу), після завершення (виконуються по завершенню виконання однієї з шести важливих), або майбутні (переносяться у список шести на наступний день).
Якщо одна із задач має виконатися терміново, менш пріоритетна переноситься на завтра. День закінчується написанням нового списку з шести задач. Такий підхід дозволяє гнучко реагувати на зміни, зберігаючи загальну ефективність.
