Що робити, якщо вам не вистачає 24 годин: як оптимізувати свій день для максимальної продуктивності

У цій статті ми зібрали основи тайм-менеджменту, які допоможуть вам скерувати свої ресурси у межах 24 годин.

Чому нам не вистачає 24 годин

Одні люди встигають вчасно закривати всі задачі, ходити в спортзал, займатися хобі та бачитися з друзями; інші вимушені брати овертайми на вихідних і розгрібати задачі після закінчення робочого часу. Якщо останнє стає систематичним, варто переглянути свій спосіб життя та керування часом.

Брак часу може стати наслідком багатьох причин, та найпоширенішими є такі:

• Перенавантаження завданнями.
• Поганий тайм-менеджмент.
• Систематичне розсіювання уваги.
• Великі сподівання від себе.
• Неправильно поставлені задачі.
• Вигорання.
• Мультизадачність.
• Неправильна оцінка часу на відпочинок.

Якщо у вас збіг за одним або декількома пунктами з цього списку — ви не самотні. І хороша новина в тому, що з цих проблем є вихід. Адже усвідомлення цих причин є першим кроком до того, щоб навчитися краще керувати своїм часом, про що ми розповімо у наступних розділах.

Як оптимізувати свій час, щоб вистачало 24 години

Якщо ви вже задали собі запитання: «Чому мені не вистачає 24 годин у добі?» — це крок до того, щоб стати продуктивнішим. Це позитивний момент, за який вам варто себе винагородити похвалою, адже дуже часто ми забуваємо себе хвалити за критичне мислення та самоаналіз, що є помилкою. Далі вам варто розглянути декілька дієвих методів у статті, які допоможуть самоорганізуватися та підвищити свою продуктивність.

1. Усвідомлення свого навантаження та розуміння пріоритетів

Усвідомлення свого навантаження та правильне формування пріоритетів — це базовий захід керування часом. Він допомагає сформувати розуміння того, що у рутині йде за планом, а що займає надто багато часу, хоча не є пріоритетним і може бути викреслено із задач, делеговано на когось, відкладено, аби вивільнити ваш час.

Почніть з великої картини, ідентифікуючи аспекти вашого життя, які ви вважаєте найважливішими. Це можуть бути ваша кар’єра, сім’я, освіта, здоров’я або хобі. Визначивши ці ключові аспекти, ви зможете краще розуміти, куди вам слід спрямовувати свої зусилля.

Розберіть задачі типового дня:

• Що робите, коли прокидаєтеся?
• Скільки часу витрачаєте на підготовку до роботи?
• З чого починаєте робочий день?
• Скільки триває перша фаза продуктивності?
• Чи є фактори, які вас відволікають, та чи можна їх уникнути?
• Як часто робите перерви?
• Скільки триває обід, який стандарт вашої поведінки під час нього?
• Як швидко після обіду беретесь до роботи знову?
• Що допомагає вам утримувати фокус впродовж дня?
• Скільки перерв зазвичай робите до кінця робочого дня?
• Як завершуєте роботу, чи закрили за день потрібні задачі?
• Який найбільш продуктивний час за день?
• Скільки часу лишилося до відходу до сну?
• Які поступові дії робите після завершення робочого дня: приїхати додому, приготувати вечерю, почитати, зустрітися з друзями, сходити у зал тощо.
• Як готуєтеся до сну і скільки часу закладаєте на нього?

Розібравши ці питання, зʼявиться розуміння розпорядку дня, а з ним і розуміння того, які з процесів необхідно оптимізувати.

Системне планування, для розвантаження мозку — досвід авторки статті

Три роки тому, ще бувши студенткою, таким чином я виявила, що витрачаю багато часу на збирання на пари — підбір гардероба, макіяж та інше. Ідею як оптимізувати це мені підкинув герой Шелдон із серіалу «Теорія великого вибуху». Достатньо розписати на тиждень, що одягати, раціон сніданків, механізувати процес особистої гігієни та макіяжу. Це значно спрощує навантаження на мозок зранку, адже у вас вже є заготовлений план, що робити.

Наприклад, вирішила, що розподілю дні по кольорах:

• Пн — білий, бежевий.
• Вт — червоний.
• Ср — зелений.
• Чт — фіолетовий.
• Пт — чорний.
• Сб — сірий.
• Нд — довільно.

Дотримуючись цього розкладу, мені простіше зорієнтуватися, що вдягатиму. Так само заздалегідь є план сніданків на тиждень, тому кожного ранку достатньо до 15 хв, щоб приготувати щось зранку. Загалом, із 3 годин я оптимізувала свій час збирання до години.

Техніка Ейзенхауера для розподілу завдань

Одним з ефективних інструментів для встановлення пріоритетів є Матриця Ейзенхауера, яка допомагає класифікувати завдання за їхньою важливістю та терміновістю.

Завдання діляться на чотири категорії:

• Важливі та термінові — завдання, які потрібно виконати негайно.
• Важливі, але не термінові — завдання, які вимагають планування та розвитку.
• Не важливі, але термінові — завдання, які можна делегувати.
• Не важливі та не термінові — завдання, які можна відкласти або взагалі не виконувати.

Використання цієї техніки дозволяє ефективніше організувати свій робочий процес та зосередитись на тому, що дійсно має значення.

Творчий підхід до очікування

Якщо при розборі свого робочого дня помітите, що є дія, яка повторюється і не вимагає вашої залученості — поїздка у метро додому, чи у машині, очікування тощо. Спробуйте використати цей час, щоб прочитати та відповісти на електронні листи, послухати подкаст чи аудіокнигу, почати вивчати мову у застосунку.

Якщо полюбляєте під час вечері дивитися щось на YouTube, замініть рандомні шоу на щось корисне — професійні лекції, аудіокниги, курси.

Групування завдань для продуктивності

Для підвищення продуктивності можна групувати схожі завдання. Групування всіх схожих завдань разом зменшить час, витрачений на перемикання між задачами. Прикладом групування може бути планування аутфітів на тиждень у неділю, або виконання всіх домашніх обовʼязків одночасно. На роботі це може бути планування всіх зустрічей на один день і виділення певного часу для листування електронною поштою, телефонних дзвінків.

2. Розбір проблем з тайм-менеджментом

Успішне керування часом вимагає не лише визначення пріоритетів, а й ефективного планування та організації часу. Адже мало лише запланувати багато задач, потрібно розуміти ліміти, аби не привести себе до вигорання.

Базові принципи тайм-менеджменту для підвищення продуктивності:

• Щоденне планування для підвищення продуктивності. Почніть кожен день з короткого планування. Виділіть кілька хвилин, щоб скласти список найважливіших завдань на день, враховуючи пріоритети. Це допоможе зосередитись на тому, що дійсно важливо і уникнути пустих завдань.
• Використовуйте технології. Сучасні технології пропонують безліч інструментів для планування та управління часом. Найпростіший — внесення своїх задач у планувальник, або нотатник. Коли опануєте це, можна налаштувати застосунки зі сповіщеннями для формування перерв, застосунки для нагадування пити воду тощо.
• Плануйте час для перерв. Важливо не тільки планувати роботу, а й відпочинок. Короткі перерви впродовж дня допомагають відновити енергію та підвищити концентрацію, що, своєю чергою, підвищує загальну продуктивність.
• Створення і дотримання рутини. Регулярний розклад допомагає тілу та розуму адаптуватися до продуктивної роботи. Визначте час для роботи, відпочинку, харчування та інших діяльностей і намагайтеся дотримуватися цього розкладу.
• Аналізуйте та адаптуйтеся. Регулярно переглядайте свій план та розклад, аналізуючи, що працює добре, а що потребує коригування. Будьте готові адаптуватися та вносити зміни для підвищення ефективності вашого керування часом. Якщо відчуваєте, що на носі вигорання — зменште навантаження і дайте собі відпочити. Поволі їдьте і далі будете.

Правило «двох хвилин»

Правило було вперше сформульовано Девідом Алленом, який розробив систему «Getting Things Done». І воно допомагає додатково оптимізувати свій час як робочий, так і особистий.

Суть правила проста: якщо завдання, яке перед вами, можна виконати за дві хвилини або швидше — відразу ж виконайте його. Не записуйте, не плануйте, не відкладайте на вечір — просто візьміть і розберіться з ним прямо зараз. Ви заощадите багато часу та сил.

Ефективне планування та організація — це не просто про виконання більшої кількості завдань. Це про розумне використання вашого часу, щоб кожна хвилина працювала на вас, дозволяючи досягати ваших цілей і знаходити час для того, що для вас дійсно важливо.

3. Боротьба з розсіюванням уваги

Боротьба з розсіяністю уваги — це важлива частина ефективного керування часом і підвищення продуктивності. Ми зібрали кілька стратегій, які допоможуть вам мінімізувати розсіювання уваги та зосередитися на важливих завданнях.

Створення робочого середовища

Робоче місце відіграє важливу роль у продуктивності. У вас має бути спеціальне місце для роботи з дому, а офісний куточок, відведений для цього, має бути прибраним та містити мінімум відволікаючих факторів. Витратьте час, щоб подбати про своє робоче місце: підібрати зручне крісло, підставку для ноутбука, якісний килимок для миші, правильне освітлення тощо. Якщо ви працюєте у шумному середовищі чи open space, закладіть бюджет для покупки навушників з активним шумозаглушенням, які можуть допомогти зосередитися.

Налаштування смартфона

В одному з досліджень було зазначено, що середньостатистична людина звертається до свого телефону приблизно раз на 12 хвилин. Якщо помічаєте за собою тенденцію відволікання на сторонні чати, або соцмережі — варто подумати про те, як виправити цю ситуацію.

Наразі існують режими зосередження на iOS, які можна налаштувати на робочий час, заблокувавши сповіщення і навіть приховавши деякі програми. Режим зосередження чудовий тим, що він може вмикатися автоматично на всіх девайсах, як тільки ви заходите в офіс по локації, або за певним часом.

Також можна відключити сповіщення у соцмережах, які не є вашими пріоритетними. Ц Твіттер чи ТікТок можна зайти після роботи, а листівки від родичів у Вайбері переглянути під час обідньої перерви, як і нові сториз друзів в Інстаграм.

Планування та самодисципліна

Якщо часто відволікаєтеся, застосуйте метод Pomodoro. Ця техніка передбачає роботу впродовж 25 хвилин, за якими слідує коротка перерва 5 хвилин. Після кожних чотирьох таких циклів рекомендується робити довшу перерву 15-30 хвилин. За допомогою такого методу можна підтримувати високий рівень концентрації та запобігати перевтомі.

4. Лояльне ставлення до себе та правильне формування задач

Наразі мережі переповнені історіями успішного успіху і може здаватися, наче ви непродуктивні, тому що у 21 не маєте трьох квартир й автопарку. Оцінюйте тверезо свої можливості. Не за всіма історіями успіху стоїть робота 24/7, адже в наш час люди навчилися маніпулювати подачею себе. Тож видихніть, слідкуйте не за пафосним успіхом, а за статистикою.

Також привчіть формулювати задачі з підходом: що потрібно зробити, для чого це потрібно, яким чином це зробити і що я з цього маю мати по завершенню. Це допоможе усвідомити значущість задач та підвищити свою продуктивність.

Спорт як спосіб покращити самодисципліну та самопочуття

Заняття спортом — це важлива інвестиція часу, яку варто зробити рутиною якомога раніше. Спорт допомагає розвинути та покращити самодисципліну, самопочуття та підвищити витривалість, рівень здоровʼя. Навіть якщо це буде планка зранку і ввечері від 30 секунд, це краще ніж нічого.

Відмова від мультизадачності

Мультизадачність — це не продуктивність. Коли ви виконуєте одну задачу, страждає інша, за виключенням коли ви щось очікуєте. Тоді можна зосередитися на іншій задачі у проміжку часу очікування. Краще зосередитися на одній задачі, виконати її якісно і перейти до наступної, а не переходити з однієї до іншої, розсіюючи свою увагу.

5. Здоровий відпочинок

Людині потрібен час на відпочинок і відновлення сил. Тому варто планувати та закладати час на відпочинок, так само як плануєте його для роботи.

Не ігноруйте обід. Це той час, під час якого ви можете дати мозку перепочити, погортати стрічку новин, подивитися ТікТок, відволіктися від задач та перекусити. Якщо не встигаєте готувати — делегуйте це доставкою, але підкріпитися під час обіду потрібно, щоб не перенавантажувати організм надто ситною пізньою вечерею.

Виділяйте час на читання. Воно допомагає розслабитися і формує критичне мислення. Починайте з 5 сторінок на день — цікавої статті, журналу чи книги, відповідно до того, що вам до душі.

Оберіть собі хобі не повʼязане з роботою, або встановлюйте цілі на вихідні. Поприбирати, раз у місяць сходити в кіно, у четвер ввечері випити каву з корицею в улюбленому кафе — маленькі радощі, роблять життя кращим.

Винагороджуйте свої старання. Встановіть цілі і приз за їх досягнення. До прикладу: якщо закриваєте усі дедлайни вчасно — купуєте собі букет, або гру про яку довго мріяли. Успішно місяць відвідували спортзал — сходіть до спа чи на масаж. Система винагород важлива, щоб мотивувати себе рухатися далі. Особливо, якщо у вас монотонна робота, де часом складно побачити конкретні результати.

Ходіть у відпустки. Не ігноруйте відпустки, ходіть у них. Це можливість абстрагуватися від задач, порелаксувати, переглянути свою роботу з іншого боку і надихнутися. На додаток, відпустки — це шанс перевірити свою команду. Критичні моменти допоможуть переосмислити процес роботи й покращити його наступного разу.

Кажіть ні. Людям, з якими не хочете бачитися. Обовʼязкам, які не є критичними. Не пересилюйте себе і якщо справа тягне за собою більше мінусів і запитань, ніж плюсів — можливо, вона зовсім того не варта. Делегуйте її, або відмовтеся. Не втрачайте час на те, що не приносить результату чи радості, особливо якщо це стосується відпочинку.

Вкластися у 24 години

Часом складно вкластися у 24 години. Проте, якщо опанувати відволікаючі фактори, розібрати свій день та оптимізувати процеси, які споживають надто багато ресурсу, хоча не є надто важливими — можна досягти максимальної продуктивності.

У цій статті ми навели приклади різних технік: Ейзенхауера, правило «двох хвилин» і Pomodoro, щоб допомогти сконцентруватися на поточних задачах та опанувати плинність часу. Сподіваємося, що наші поради допоможуть вам дотримуватися дедлайнів і вкладатися у 24 земні години з усіма своїми планами.

А якщо вам сподобалася стаття, підпишіться на наш Телеграм-канал «Inweb | Стрибай у digital», аби не пропустити нові цікаві лонгріди та кейси, які допоможуть розвиватися у карʼєрі диджитал-спеціалістам.