Як працювати швидше та не відволікатися — досвід Софії Гризовської

Продуктивність — це не лише про кількість виконаних завдань, а й про вміння концентруватися, не витрачати час на непотрібне й працювати в оптимальному темпі.

У статті brand eins підрахували, що в сукупності відволікання від роботи коштують компаніям у всьому світі близько 58 мільярдів євро на рік. Для окремої людини це може виливатися у розтягнуті дедлайни, стрес і втому без реального відчуття завершеності роботи.

Я — Софія, Media Editor & Email Marketing Manager в Inweb, і, за понад 5 років роботи в умовах постійного максимального завантаження, я зрозуміла, що головна проблема — не кількість завдань, а те, як з ними працювати.

У матеріалі поділюся методами, які допомагають мені прискорити роботу, не відволікатися та дотримуватися належної якості й дедлайнів.

За минулий рік роботи в Inweb я підготувала для Медіа Inweb приблизно 425 матеріалів — приблизно по 35 на місяць. Паралельно займаюся розвитком email-маркетингу в агенції, веду два пет-проєкти, власні соцмережі про книги (які стабільно читаю), а віднедавна ще пишу власну. Тому знаю, що таке продуктивність, ефективність і які наслідки можуть бути як від розсіяного фокусу, так і від надмірної зосередженості.

Знайти фокус в умовах багатозадачності

Головний секрет моєї продуктивності — вміння сфокусуватися на потрібному в умовах багатозадачності. Зробити це складно, особливо в умовах постійного потоку новин, задач і моєї специфіки роботи, яка передбачає слідкування за новинами й швидку реакцію на них.

Проте коли заходить задача, яка вимагає повного фокуса, я переглядаю пріоритети на день, тиждень, спринт чи місяць і відвожу собі конкретний час, під час якого не маю відволікатися і займатимуся тільки нею.

Допомагає ведення письмового щоденника. Коли розумію, що задач надто багато, і мені потрібно встигнути все — вручну фіксую у щоденнику кожну, яку потрібно зробити по всім проєктам, навіть якщо це все вже є у документі на ПК чи телефоні.

Додатковий дофамін отримую, коли ставлю галочки навпроти виконаних завдань.

Зміщувати фокус — це не відволікатися

У мене постійно є як задачі, які, за умови максимального фокусування, можна закрити за 2-3 години, а є такі що тягнуться тиждень або більше і потребують регулярних доопрацювань чи сторонньої думки. І підхід до цих задач відрізняється.

Під час такої роботи:

• зосереджуюся на досягненні конкретного результату у конкретний проміжок часу;
• вимикаю всі сповіщення, окрім критичних (тривога, дзвінки від екстрених контактів);
• не відповідаю на повідомлення у чатах;
• не відволікаюся на новини, соцмережі;
• працюю у повній тиші, за потреби одягаю навушники й вмикаю шумозаглушення.

Під час таких завдань я роблю собі умовний розклад, за яким я маю приблизно 10 хвилин на годину, щоб перевести дух, випити чаю і продовжити роботу.

Із задачами, які тягнуться кілька днів або тижнів ситуація інакша. Я заздалегідь оцінюю скільки часу максимально може в мене зайняти ця робота, з приблизним урахуванням усіх відхилень від плану або правками. Досвід допомагає мені спрогнозувати це достатньо чітко.

Умовно, якщо берусь за підготовку дослідження, то розумію що в середньому текст та аналіз матеріалів займе приблизно день в кращому випадку і до трьох, якщо знадобляться додаткові запити чи тема виявиться малодослідженою. Дизайн одного слайду може зайняти від години до трьох, залежно від кількості графіків. Тоді закладаю день на правки, і додаю два дні для надзвичайних ситуацій під час складних проєктів.

Так вдається максимально вкладатися у дедлайни, навіть коли вони «на вчора». Щоправда, тоді аналіз дедлайну виглядає більше як стратегічне перепланування. Якщо потрібно до вечора завершити нову задачу, яка перериває наявні, — швидко оцінюються ризики, обираються менш пріоритетні таски, які перекидаються на наступний день, вмикається фокусування на завершенні нової задачі.

У цьому прикладі я хочу наголосити на тому, що зміщувати фокус між задачами — це окей, і це буває потрібним, оскільки працюючи над однією масштабною таскою впродовж довгого часу око замилюється і є ризик допустити ще більше помилок. Не окей — під час робочого дня через кожних 10 хвилин зависати у TikTok, коли висить 10 прострочених тасок. Але при цьому окей — відвести собі посеред робочого дня конкретний час для розвантаження, під час якого можна позалипати в TikTok.

Не багатозадачність, а чітка оцінка пріоритетів

Багатозадачність — для мене це більше утопія, ніж реальність. Я зрозуміла це, коли багато разів намагалася робити все й одразу.

Тестувала варіант, коли одночасно знімаю відеоконтент, пощу його у соцмережах в процесі, відповідаю на повідомлення чи слухаю міт. Це була вимушена міра, оскільки на минулій роботі платили за кількість — пости, зняті кадри, символи. Це не працює, бо на якійсь частині втрачається фокус і ризик припуститися помилки максимальний.

Проте це не означає, що певні задачі можуть комбінуватися і підвищувати продуктивність. Поясню на прикладі: якщо розумію, що у в календарі є спільна зустріч, до якої повноцінне залучення непотрібне — можу дозволити собі виділити слот під час неї зосередитися на рутинних задачах, які теж не потребують повноцінної залученості, а виконуються механічно.

Головне в цьому чітко розуміти — є 10 хвилин і є задача підготувати два пости, яка займає приблизно стільки ж часу. Від того, що з уваги випуститься small talk ніхто не постраждає, але коштом цього я зможу закрити одну з базових задач.

Дотримуватися чіткості на мітах

Для продуктивності важливим є дотримуватися чіткості на зустрічах. Це працює як для людини особисто, так і для команди.

Я ненавиджу міти без суті, тому навіть на 1:1 намагаюся швидко закрити всі питання і перейти до роботи.

Щоб цього досягти перед кожним мітом окреслюю для себе:

• головна мета міту — що я маю дізнатися чи винести з нього;
• питання — чи маю питання до учасників, чи просто маю вислухати;
• тематика міту — small talk, аналітика, брейншторм, звіт по планах, рефлексія (це допомагає оцінити, які soft skills мені потрібно включати й до чого готуватися);
• таймінг, наступні задачі — за що я маю взятися відразу після міту, щоб мати конкретний фокус і не витрачати час на його пошук після того, як міт завершиться.

Часто колеги говорять про те, що їм важко зібратися чи налаштуватися на роботу після зустрічей. І коли пропускаю пункт про фіксування наступного кроку — у мене виникає така ж проблема, причому вона стабільно повторюється, якщо не зафіксую чіткі дії, хоча б умовно, що маю зробити після міту.

Мозку простіше перемикнутися з однієї задачі на іншу, коли він попередньо знає про неї. Навіть якщо міт вибиває все з колії, або впливає емоційно, — є умовний якір, який дозволяє швидше віднайти з чого продовжити.

Фолоуапи — мастхев для продуктивності

Фолоуапи — це потужний елемент фіксування важливого, який сприяє підвищенню продуктивності. Я виявила, що якщо готувати фолоуап особисто для себе, він працює краще, ніж ознайомлення з вже підготовленим текстом від когось.

Якщо була на міті, чітко зафіксувала: що обговорили, які є задачі для мене або потребують мого втручання, поточні статуси та відповідальні, загальні відчуття.

Проглянула фільм, затрималася і проаналізувала: які почуття він у мене викликав, що корисного я отримала (досвід, надивленість, інсайт, цікаві прийоми). Поспілкувалася з людиною, підсумувала для себе: що нового дізналася, що з цього потрібно зафіксувати у памʼяті чи календарі, що потрібно зробити тощо.

Детальніше про те як формувати фолоуапи можна почитати у статті Георгія Рябого.

Делегування як метод сприяння продуктивності

Раніше я боялася делегувати й сприймала це як прояв слабкості. Але з досвідом прийшло розуміння того, що делегування сприяє продуктивності.

Якщо розумію, що у мене є 6 новин на ранок, але при цьому ще купа важливих задач, які потрібно закрити якомога швидше, делегую частину новин, або повністю передаю їх іншому райтеру. Оскільки розумію, що моя залученість потрібна на важливіших тасках, або ця людина може зробити конкретні дії краще і швидше, ніж я буду розбиратися з цим.

На окремих проєктах не боюся попросити зробити певні дії за мене. Умовно, якщо потрібно записати відео — нехай замовник підготує чорновий текст, який я вже адаптую під себе. Якщо потрібно внести правки — вимагаю чіткості й вказівок: які слова, кольори, речення замінити.

Це не завжди сприймається добре, якщо не налаштований процес, або люди звикли говорити абстрактними речами. Зауваги «пограйтеся з кольором», «перечитай текст і виправ помилки» — це не продуктивно, не ефективно і віднімає більше ресурсу в обох сторін, ніж конкретна вказівка «це слово написане неправильно, виправ його», «тут потрібно додати більше контрастності».

Фізичні ритуали, які сприяють продуктивності

З початку повномасштабного вторгнення я працюю повністю віддалено. Спочатку моя продуктивність була максимальною, оскільки не потрібно ходити в офіс і це економія часу, менше відволікаючих факторів і я краще їх контролюю. Проте через рік помітила, як продуктивність почала знижуватися — збільшився час проведений в соцмережах, менше фактичних матеріалів, які готувала і які публікувалися.

Методом проб, аналізу та помилок знайшла причину — мозок перестав сприймати розподілення на дім та роботу, через це частіше втрачав фокус.

Вирішити це мені допомогти наступні речі:

• робочий одяг — обовʼязково переодягаюся після сну і після робочого дня, щоб відмежуватися психологічно від стану роботи та відпочинку;
• переважна робота за спеціальним робочим місцем — 95% робочого часу проводжу за столом, лише у 5% випадках дозволяю зробити чітміл і попрацювати з ліжка чи крісла;
• розбивка чатів на особисті та робочі — не відкриваю особисті під час роботи й робочі під час відпочинку;
• обід за графіком — часто ігнорувала обідню перерву, зараз відводжу годину на обід.

Це банально, але це працює у довгостроковій перспективі й допомагає тримати фокус на роботі без втрати продуктивності, а також якісно відпочивати.

ШІ-оптимізація, але з розумом

Штучний інтелект — це ключ до оптимізації багатьох процесів. Він допомагає у 80% моїх задач, й економить приблизно 4 години на день тільки в робочих тасках.

Проте ШІ — це не відповідь на всі запитання і, якщо хочете залишатися при своєму критичному розумі, потрібно знати, де піддати сумнівам його поради й зробити щось самому.

Після ШІ редагую усе — пости, новини, визначення, перевіряю джерела, це не про оптимізацію, а про відповідальність, критичний аналіз, повагу до читачів і до себе.

Цю статтю підготувала повністю самостійно, хоча ШІ написав би її в 10 разів швидше і, скоріше за все, ви б і не помітили різниці. Але чітміл від ШІ потрібно робити й власному мозку, аби він не забував як думати.

Токсична продуктивність — шлях до вигорання

Поняття швидкості й продуктивності на роботі — індивідуальне для кожної людини. І намагання підлаштувати свій графік до інших — це шлях до вигорання. Щоб цього недопустити потрібно оцінити свої можливості.

Моя методика надто мазохістична, бо щоб знайти свою міру кілька разів доводила себе до повного вигорання і панічних атак. Не практикуйте такого.

Краще виділіть кілька задач, намагайтеся зробити кожну з повним фокусом і допустимим перервами по 10-15 хвилин на годину. Зафіксуйте час, порефлексуйте про свій стан. Якщо відчуваєте, що такий темп підходить — можете продовжувати. Якщо відчувається виснаження — збільште тривалість перерв, або зменште кількість задач.

Підсумуємо

Продуктивність — це не про швидкість, а про вміння правильно розподіляти фокус, оцінювати пріоритети й уникати токсичної багатозадачності. Якщо вам лінь читати цілий текст, ось основні поради з нього:

1. Тримайте фокус у багатозадачності: записуйте задачі вручну, розставляйте пріоритети та працюйте в конкретні відведені блоки часу.
2. Контролюйте увагу: вимикайте сповіщення, не відволікайтеся на соцмережі під час глибокої роботи, давайте собі короткі перерви.
3. Навчаться перемикати фокус: для довгих задач розбивайте роботу на блоки, оцінюйте реальний час виконання, додавайте буферні дні на можливі зміни.
4. Пріоритети важливіші за багатозадачність: суміщайте лише рутинні процеси, які не потребують повної уваги, уникайте одночасного виконання складних задач.
5. Сприяйте чіткості на зустрічах: готуйте ключові питання, визначайте цілі перед мітами, фіксуйте наступні дії, щоб не губити фокус після розмови.
6. Формуйте фолоуапи, щоб тримати контроль: записуйте підсумки після зустрічей, аналізуйте отриману інформацію — це підвищує ефективність.
7. Делегування — це не слабкість: передавайте частину завдань тим, хто зробить їх швидше або ефективніше, давайте чіткі інструкції.
8. Впровадьте фізичні ритуали: змінюйте одяг після сну й роботи, працюйте за окремим столом, обмежуйте доступ до особистих чатів у робочий час.
9. Не давайте ШІ контролювати вас: використовуйте ШІ для автоматизації частини роботи, але перевіряйте якість і коригуйте результат.
10. Уникайте токсичної продуктивності: тестуйте свій темп, враховуйте власний ресурс і не жертвуйте здоров’ям заради швидкості.

Головне — знайти баланс між продуктивністю та адекватним навантаженням, щоб працювати ефективно без вигорання.