Як підвищити продуктивність роботи в команді — поради від Георгія Рябого, Head of Editorial Team у Netpeak New

Бути ефективним і продуктивним, коли у календарі по 5 зустрічей на день важко, проте можливо.

У цій колонці ми інтерпретували виступ Георгія Рябого, Head of Editorial Team у Netpeak New для журналістів-медіаторів «Агенції медійного росту», де він поділився своїм досвідом та порадами, які допомагають тримати фокус на важливих завданнях й працювати.

У декого робочий день може виглядати ось так. І у цьому лише частка жарту.

Зустрічі, наради, мітинги забирають багато часу та ресурсів. Тому Пітер Друкер, консультант з менеджменту казав:

Наради — це симптом поганої організації. Чим менше зустрічей, тим краще.

Наскільки ефективним був цей робочий день — залежить від того, як ви підготувалися до зустрічі, чи правильно її провели, чи правильно вели нотатки під час зустрічі.

Від більшості зустрічей, при правильній організації, можна відмовитися, при цьому не втративши фокус.

Від яких зустрічей можна відмовитися чи оптимізувати в міру зростання професійного рівня співробітника:

• зустріч у форматі «запитання та відповіді»;
• зустріч-презентація;
• зустріч-звіт;
• ритуали команди;
• зустріч для перевірки статусів по задачах;
• зустріч сам на сам.

Їх можна проводити рідше, якщо просити адженду зустрічі чи змінити формат — опрацьовувати проблемні питання відразу, сформувати зручний документ для фіксування статусів задач, диджиталізувати звітність і подавати її у скороченому письмовому вигляді, зафіксувати питання та відповіді у регламентах тощо.

За спостереженням, якщо просити запропонувати адженду перед зустріччю — одразу 50% тих, хто хотів ініціювати зустріч, зникає. Тому вже одним питанням можна зменшити кількість зустрічей

Подивіться, скільки коштує робоча година кожного зі співробітників, яких запрошують на зустріч. Порахуйте суму. В результаті отримаєте вартість зустрічі довжиною в одну годину. Звідси зможете вивести, чи є взагалі сенс проводити такі зустрічі.

Також, щоб зменшити кількість зустрічей, можна проводити їх асинхронно.

Які зустрічі неможливо оптимізувати

Є зустрічі, які неможливо оптимізувати — і цей окей, тому що при віддаленому форматі роботи підтримку ментального стану команди й метчінг статусів не потрібно повністю зводити до автоматизації.

Оптимізувати неможливо:

• зустрічі-синхронізації: проводяться для усвідомлення, куди рухаєтеся, підтвердження мети та спільних цілей, пояснення тощо;
• зустріч-обговорення для спільного пошуку рішення чи брейншторми;
• нотатки, що ведуть до дій.

Такі зустрічі ефективними можна робити за допомогою нотаток, які сприяють до дій.

Нотатки зустрічей: які бувають та як робити їх максимально ефективно

Нотатки зустрічей можна фіксувати у трьох видах: стенограмі, тезах зустрічі, або нотатках, що ведуть до дій.

У Netpeak використовують сервіс TL;DV, про який раніше вже розповідав Артем Бородатюк, засновник Netpeak. Він може транскрибувати дзвінки та генерувати нотатки українською мовою.

Нотатки, що ведуть до дій — лист, який складають і розсилають за підсумками зустрічі всім учасникам. Його ціль — зафіксувати результати й встановити, хто і що має зробити за результатами зустрічі.

Як створювати нотатки, що ведуть до дій

Для того, щоб робити нотатки, що ведуть до дій варто користуватися фреймворком 3ДВЧ, стандартом прийнятим в Netpeak Group.

Він розшифровується наступним чином:

• Д — Дії – в нотатках мають бути тільки пункти з тим, що потрібно зробити. Всі вони пронумеровані. Кожен окремий пункт — окремий номер.
• Д — Дієслова доконаного виду — у всіх пунктах нотаток, що ведуть до дії, мають бути дієслова доконаного виду. Не «Презентація — відповідальний Вася», а «Вася зробить презентацію». Це потрібно, щоб просто зробити Ctrl+C – Ctrl+V і перетворити пункт з нотаток на задачу в таск-менеджері
• Д — Дедлайни — до якої дати ця дія має бути зроблена.
• В — Відповідальний — в нотатках має бути відповідальний за кожну дію. На кожну записану дію – людина, яка має це зробити. До призначення відповідального за дію ним є секретар зустрічі.
• Ч — Чіткість — кожен пункт має бути чітко та зрозуміло записаний. Кожен, хто бачить цей пункт, має зрозуміти, що саме робити, навіть якщо він не був на зустрічі.

Так виглядають фолловапи, сформовані за фреймворком 3ДВЧ

Правила проведення ефективних зустрічей:

• На зустрічі має бути призначений секретар зустрічі. Якщо секретаря немає, ним має виступати організатор зустрічі.
• Нотатки, що ведуть до дії, пишуться під час зустрічі. Якщо почнете писати після зустрічі, інформація, скоріш за все, буде спотворена, і доведеться писати ще раз.
• Наприкінці зустрічі (максимум — одразу після неї) всі учасники зустрічі мають підтвердити, що погоджуються з нотатками, що ведуть до дії.

Якщо ігнорувати чи не дотримуватися цих правил, скоріш за все, зустріч буде не такою ефективною.

Як виглядає ідеальний сценарій ефективної зустрічі

1. Ініціатор зустрічі призначає її й обирає секретаря.
2. Секретар записує НЩВД під час зустрічі.
3. Секретар наприкінці зустрічі поширює екран всім учасникам і узгоджує НЩВД, стежить, щоб всі пункти були погоджені усіма учасниками.
4. Секретар надсилає НЩВД у чат команди людей, які були на зустрічі, а також надсилає його на пошти учасників зустрічі через Google-календар.
5. Далі секретар проставляє всі задачі з зустрічі на всіх виконавців.
6. Наступну зустріч секретар має почати із перевірки статусу задач, які були проставлені на попередній зустрічі.

Як надіслати нотатки після зустрічі в Google Calendar

Якщо ви користуєтеся Google Calendar, додасте зустріч у нього і всіх, хто має на ній бути — зможете надіслати їм по email лист із нотатками. Це можна зробити у меню зустрічі, натиснувши на іконку повідомлення. У відповідному полі вписуєте нотатки та натискаєте «Відправити».

Що має вміти секретар зустрічі

• Зрозуміло та послідовно все записувати.
• Мати внутрішній стрижень, щоб сперечатися навіть із керівниками.
• Вміти модерувати зустріч та втручатися в розмову аби щось уточнити.
• Брати на себе відповідальність за постановку задач та за перевірку статусів поставлених задач.

Це важливо під час зустрічі, для того, щоб секретар виконував свої обов’язки.

Пітер Друкер: Рішення не прийнято, поки люди не дізнаються: імʼя особи, відповідальної за впровадження рішення; термін виконання; імена людей, на яких вплине це рішення; імена людей, які мають бути поінформовані про рішення.

Отож, підібʼємо підсумки:

• Намагайтеся уникати зустрічей.
• Якщо ви не можете уникнути зустрічі, зробіть її ефективною. Нагадаю головні правила ефективних зустрічей — на зустрічі має бути призначений секретар зустрічі. Якщо секретаря немає, ним має виступати організатор зустрічі. Нотатки, що ведуть до дії, пишуться під час зустрічі. Якщо почнете писати після зустрічі, інформація, скоріш за все, буде спотворена, і доведеться писати ще раз. Наприкінці зустрічі (максимум — одразу після неї) всі учасники зустрічі мають підтвердити, що погоджуються з нотатками, що ведуть до дії.
• Використовуйте Zoom, Loom, GPTs з ChatGPT, щоб оптимізувати час на проведення зустрічей.
• Робіть нотатки, що ведуть до дій, щоб витискати з зустрічі 100% користі.