Автоматизуємо навчання персоналу: 5 етапів, які сподобаються співробітникам і заощадять гроші

Коли людина виходить на нову роботу, йому доводиться вивчати тонну інформації: мануали, інструкції, нові програми. Їй потрібно розібратися, як працює компанія, як взаємодіють співробітники між собою і що він повинен в ній робити. А HR-фахівцям і його кураторам доводиться постійно повторювати одні й ті ж дії, відповідати на однакові питання, допомагати розібратися з виникаючими труднощами, пояснювати деталі. Все це забирає не просто силу-силенну часу, але і коштує величезних грошей для компанії. З іншого боку, якщо не навчати співробітників і не допомагати їм влитися в колектив це може привести до великої плинності кадрів. Чому?

Та тому, що погано навчені працівники відчувають себе недооціненими і можуть працювати неплодотворно. В результаті вони або підуть в пошуках кращих можливостей, або вам доведеться їх звільнити за неефективність.

Згідно з Harvard Business School, організаційні витрати на заміну співробітника оцінюються від 100% до 300% від зарплати заміненого співробітника. Крім цього, додайте сюди вартість сотень годин ваших HR-менеджерів і кураторів, які витрачають час на адаптацію нових співробітників.

Хороша новина в тому, що більшість дій, спрямованих на навчання, можна оптимізувати і автоматизувати. Таким чином ви:

• зробите навчання інтерактивним і цікавим для співробітників;
• допоможете новачкам швидше адаптуватися і почати працювати повноцінно;
• заощадите гроші компанії;
• протестуете знання в кінці навчання, щоб переконатися, що співробітники засвоїли матеріал;
• значно заощадите час кураторів.

Ефективним інструментом автоматизації навчання є інтерактивні корпоративні Академії. Просунуті західні компанії створюють Академії не тільки для навчання співробітників, але і для своїх клієнтів і партнерів. Це допомагає зважитися на покупку і підвищує лояльність.

Багато організацій якось налагодили процес адаптації завдяки мануалам, файлам, методичками, особистим розмовам й т.і. Але часто в цьому процесі не вистачає системності. З цим допоможуть Академії.

Про те, як навчання співробітників влаштовано зсередини, і які існують 5 етапів автоматизації навчання співробітників розповідає Володимир Поло, СЕО і засновник навчальної платформи для бізнесу AcademyOcean.

Компанії з усього світу створюють свої навчальні портали на платформі AcademyOcean, через які пройшло понад 100 тисяч співробітників, клієнтів і партнерів. Ключова перевага сервісу в тому, що запустити корпоративний портал можна буквально за кілька годин — без дизайнерів і програмістів.

Етап 1. Онбордінг

На першому етапі новачок онборд або проходить процес адаптації, що теж саме. Слово «онбордінг» — від англ. «Оnboarding» дослівно означає «посадку на борт» і використовується як опис процесу впровадження і організаційної соціалізації. У цьому процесі майбутній співробітник повинен ознайомитися:

• з тим, як влаштовані всі процеси в компанії;
• з правилами роботи в різних системах, які використовуються (чати, системи управління проектами, планувальники та інше);
• з правилами ділового листування, призначення зустрічей у календарі, з правилами догляду у відпустку або на лікарняний тощо.

У 2018 році компанія Netpeak впровадила Корпоративну Академію, щоб структурувати вже наявну інформацію, скоротити час на адаптацію і поліпшити процес тестування. До того часу HR-и Netpeak підрахували, що в середньому витрачали на онбордінг нових співробітників 320 людино-годин на місяць. Це майже цілий місяць роботи 2 співробітників. І більшу частину цього часу займали повторювані дії.

На той момент компанія використовувала багато внутрішніх інструментів для онбордінга: інструкції, мануали, форуми, систему тестування на базі Moodle. Об’єднуючи їх в один інструмент, виявилося, що деякі з них повторюються, перетинаються, потребують виправлень, оскільки просто застаріли.

Сьогодні кожен новачок, що приходить в свій перший день в офіс, отримує навчальний план, який легко оновлюється і індивідуалізується. Впровадження Академії в Netpeak дозволило заощадити 60%, тобто близько 192 годин часу співробітників, зайнятих адаптацією, в місяць. А завдяки квізу, тестувати знання новачків стало набагато легше. Адже дуже важливо знати, чи зрозумів співробітник те, що прочитав, і запам’ятав він це.

Етап 2. Навчання (продукту, технічних знань)

Якщо ваші співробітники не розуміють продукт або послугу, то як це можуть зрозуміти ваші клієнти? Використовуючи Академії, можна легко навчати співробітників тому, як працює продукт або в чому полягає ваша послуга.

Наприклад, в ПланФіксі — інструменті з управління завданнями, у якого більше 7000 клієнтів по всьому світу — створили курс для своїх нових співробітників, який допомагає швидше розібратися в пристрої ПланФікса і перейти до роботи.

Академії використовуються для навчання теоретичним знанням та практичним навичкам. При цьому, можна створювати різні курси: для груп людей або для одного конкретного користувача. Наприклад, агентство з маркетингу може створити для своїх маркетологів курс з партизанського маркетингу, а для PPC-відділу — курс по налаштуванню контекстної реклами. Магазини можуть створювати курси про роботу з клієнтами, а фермерські господарства — про те, як садити, доглядати, збирати і зберігати врожай. Академії допоможуть в будь-якому виді діяльності «виростити» кваліфікованих та сертифікованих працівників. При цьому економиться час, необхідний для тестування навичок і знань.

Наприклад, в Inweb створили курс за регулярними виразами. Великим плюсом, як відзначають творці, є саме економія часу на перевірку знань: якщо отриманий сертифікат про успішне проходження курсу, то все добре. Система сертифікації є не тільки підтвердженням знань, а й елементом гейміфікації.

Етап 3. Натхнення

На перших порах важливо не тільки ознайомити нового працівника з інструкціями, а й допомогти швидше влитися в колектив, надихнутися на роботу.В Академії можна познайомити новачка:

• з корпоративною культурою та історією компанії;
• з місією і баченням компанії;
• з принципами роботи;
• з тим, як співробітники разом розважаються і тренуються;
• з тим, як проходять загальні збори, корпоративи.

Наприклад в Netpeak, крім основної Корпоративної Академії, є Академія Натхнення. Вона розрахована на кілька днів і допомагає відповісти на питання «навіщо» ми працюємо, яка місія у компанії, дізнатися щось нове про спортивні секції для співробітників, гуртки за інтересами, систему гейміфікації.

Етап 4. Перевірка і актуалізація знань

Тестування знань співробітників допомагає не тільки перевірити, чи читали вони матеріал і наскільки добре його запам’ятали. Область застосування тестів набагато ширша:

• впроваджуючи новий сервіс, можна створити Академію і навчити роботі з ним всіх відповідальних співробітників, а після – протестувати їх знання і сертифікувати, як фахівців;
• можна оновлювати і актуалізувати вже наявні дані, надаючи їх своїм співробітникам і перевіряючи, наскільки успішно вони їх засвоюють;
• можна створювати курси з просування по кар’єрних сходах і проводити тести по підвищенню кваліфікації;
• можна створювати більш неформальні Академії і тести-опитування, які допоможуть зрозуміти особисті прагнення і особливості співробітників, а також виявити рівень їхнього професійного вигорання;
• можна тестувати своїх потенційних партнерів.

Наприклад, австрійська компанія Loxone — швидкозростаюча компанія в індустрії розумного будинку, яка працює в більш ніж 20 країнах світу – створила Академії для 300 співробітників і 10 тисяч партнерів. В кінці навчання їх чекають тести. І тільки успішне складання дозволить отримати статус срібного партнера. Таким чином, компанія зможе переконатися, що не тільки співробітники розбираються в продукті, а й партнери зможуть донести правильну інформацію до потенційних клієнтів.

Етап 5. Поширення інформації всередині відділів

В будь-якої компанії є свої «зірки». Це співробітники, які розбираються краще за всіх в чому-небудь, які тестують нові підходи і першими досягають результатів. Але і в інших працівників теж бувають свої «фішки» та інструменти, які допомагають працювати краще. У більшості організацій не прийнято ділитися такими знаннями тому, коли хтось із ваших «зірок» йде, то всі досягнення і напрацювання частіше пропадають, а компанія часом терпить непоправної шкоди.

Корпоративні академії допомагають легко створювати курси з «кращими практиками», де зібрані кращі підходи, інструменти та кейси ваших співробітників. Наприклад, менеджери з продажу можуть ділитися тактиками успішних угод, а співробітники служби підтримки — прикладами розв’язання складних ситуацій. Вони допомагають «підтягувати» новачків та інших співробітників і робити компанію ефективніше. Крім цього, їх зручно поповнювати і актуалізувати. Такі знання точно не пропадуть разом зі співробітником.

Бонусний етап: навчання клієнтів і партнерів

Крім навчання своїх співробітників, Академії ідеально підходять для онбордінга клієнтів. Здається, якщо користувач заходить на тріал або оплачує перший місяць, то він – готовий клієнт. Насправді, якщо за час тріалу він не зможе отримати вигоду від використання продукту, не впізнає весь функціонал і не розбереться в ньому, то довгостроковим і лояльним клієнтом він, швидше за все, не стане.

Академії допомагають організувати навчання клієнтів. При цьому, як і в випадку зі співробітниками, клієнтів легко розподілити по групах і давати доступ тільки до тієї частини контенту, яка їм потрібна.

Наприклад, в ПланФіксі створили кілька курсів — для власників акаунтів (зазвичай це керівники компанії) і для співробітників, яких власники додають в свої акаунти. Курси для співробітників досить легкі, їх проходять буквально за 20 хвилин і отримують сертифікат, який можна показати керівнику.

В результаті, клієнти розуміють, які завдання вирішує продукт і дізнаються про весь його функціонал. Це дозволяє їм повноцінно користуватися інструментом з першого дня тріалу. Чим швидше клієнт розбереться в продукті, тим швидше він зважиться на покупку. Завдяки Академії, конверсія з тріал-користувачів в платять клієнтів в ПланФіксі зросла на 38%.

Пам’ятайте, чим краще ви навчите користувачів вашого продукту, тим більше його функцій вони будуть використовувати. Що означає,що вони довше залишатимуться вашими клієнтами .

Підсумуємо!

Щоб ваші співробітники легше і швидше освоювалися на новому місці, а ви могли заощадити час і гроші, потрібно автоматизувати процес адаптації. У цьому вам допоможе створення корпоративної Академії. З її допомогою ви:

1. Поліпшите процес онбордінга.
2. Навчіть новеньких вашого продукту і потрібним технічним навичкам.
3. Надихнете на роботу і допоможете освоїтися в колективі.
4. Зрозуміти наскільки добре новачок освоїв отримані знання.
5. Чи допоможете поширенню корисної інформації всередині відділів.

До речі, AcademyOcean знаходиться в Одесі, але в основному працює з компаніями з США і Франції. Нам би дуже хотілося, щоб компанії з країн СНД змогли спробувати і оцінити переваги Корпоративних Академій.

Тому, для перших 10 компаній, які прийдуть з блогу Inweb, ми дамо бонус в $ 200 на будь-який з тарифних планів. Все що вам потрібно зробити, це заповнити спеціальну форму .Наша команда зв’яжеться з вами, щоб видати доступи і розповісти, які перші кроки потрібно зробити для створення Академії.