«Двигун прогресу в кар’єрі проджекта — дисципліна»: інтерв’ю з Тетяною Савенковою, Head of PM at Black SMM Agency

Тетяна Савенкова, Head of PM у Black SMM Agency, за рік пройшла шлях від проджект-менеджера до керівника команди з 10 осіб. У роботі поєднує досвід у різних сферах і практичні знання, які допомагають знаходити рішення в нестандартних ситуаціях та оптимізовувати роботу команди.

У інтерв’ю Тетяна розповідає про особливості роботи в SMM-агенції та виклики, з якими доводиться стикатися проєктному менеджеру. Також ділиться порадами, як розвиватися в цій сфері.

— Сьогодні говоритимемо про ваш досвід роботи у Black SMM Agency. Але спочатку розкажіть, у якій сфері ви працювали раніше й чим цей досвід допомагає вам зараз?

Моя кар’єра розпочалася з відділу маркетингу в цифровому видавництві. Прийшла я туди, будучи ще студенткою, на посаду помічника маркетолога, а вже через чотири роки очолила маркетингову групу медичного напряму. Саме на цій позиції я здобула управлінський досвід, який зараз допомагає мені вибудовувати роботу команди так, щоб вона працювала, як злагоджений механізм і досягала поставлених цілей. 

Ще я працювала маркетологом у сегменті B2B ecommerce, де навчилася ефективно працювати з аналітикою, розробляти стратегії під конкретні показники KPI, аналізувати кон’юнктури ринку, запускати рекламні кампанії через різні канали просування. А також був досвід роботи проджект-менеджером у TikTok-агенції. Там я дізналася про специфіку коротких відеоформатів і більше занурилася в особливості інфлюенс-маркетингу. 

Усі ці знання та скіли допомогли мені вибудувати міцне підґрунтя для роботи в SMM-агенції.

— Робота проджект-менеджером у TikTok-агенції чимось відрізняється від агенції SMM-формату?

Якщо говорити про мій досвід, то так. У TikTok-агенції моя робота була більше побудована на організаційних процесах і тісній взаємодії з клієнтами: організації зйомок, пошуку акторів, бронювання локацій, координації графіків і забезпечення присутності всіх учасників на знімальному майданчику. Ми часто бачилися з клієнтами наживо, бо майже на всіх зйомках я була присутня. Власне, тут я й прокачала скіли комунікації з клієнтами саме проєктного формату. 

Коли щось іде не за планом, дуже важливо миттєво знаходити рішення й вміти підбирати правильні слова, щоб клієнт залишився задоволеним співпрацею. Натомість глибокого залучення в контент від мене не було. Це і є суттєвою відмінністю обов’язків, адже в SMM-форматі проджект-менеджер залучений у стратегічне планування контенту та роботу з командою на етапі генерації ідей. 

— На вашу думку, які скіли повинен мати проджект-менеджер SMM-агенції? І чи можна їх прокачати? 

Я вважаю, що проджект-менеджер має поєднувати в собі софт- і хард-скіли: тайм-менеджмент, розуміння основ цифрового маркетингу, знання інструментів аналітики та таргету, здатність працювати в умовах багатозадачності, а також комунікабельність, стресостійкість і стратегічне мислення. 

З досвіду знаю, що будь-які скіли можна прокачати. Потрібно лише щиро цього захотіти. 

— А як щодо мотивації, натхнення? Яку роль вони відіграють у кар’єрі проджект-менеджера?

Двигун прогресу в кар’єрі проджекта — дисципліна. Саме вона допомагає витримувати темп, не зупинятися перед труднощами й систематично покращувати результати.

А от натхнення та мотивація — це лише додаткові чинники. Вони швидкоплинні й залежать від ресурсу, настрою, самопочуття, умов життя, обставин тощо. Проджект-менеджер, який не чекає на «заряд» мотивації, а діє послідовно й рішуче, завжди виділятиметься серед інших членів команди. Керівники доручатимуть йому найважливіші проєкти, бо будуть упевненими, що він не підведе.

Звісно, не треба забувати й про такі негативні риси людей, як безвідповідальність, легковажність, невміння брати на себе зобов’язання та уникнення відповідальності. Ці риси викорінити складно, бо вони формуються роками. Тому на керівниках агенції й інших працівниках, які відбирають кадри, лежить непроста задача — помітити всі ред флеги ще на етапі співбесіди.

— Які ред флеги помічали ви, коли проводили співбесіди з кандидатами?

Найпоширенішими були запізнення на співбесіду або неодноразове її перенесення, нерозуміння специфіки роботи в SMM-агенції, поверхневі відповіді на запитання, невміння чітко формулювати свої думки або уникання відповідей на конкретні запитання. Також я завжди звертаю увагу на манеру спілкування. Якщо кандидат агресивно висловлюється або не вміє слухати, для мене це також сигнал, що спрацюватися нам буде складно.

Попри це, були випадки, коли таких людей ми все одно брали в команду. У той момент, коли приймали це рішення, здавалося, що позитивні риси переважать — і людина зміниться на краще. Я виправдовувала й списувала ці ред флеги на хвилювання кандидатів, малий досвід проходження співбесід, якісь зовнішні чинники тощо. 

Але ж не дарма кажуть, що не треба зачаровуватися, щоб потім не розчаровуватися. Звісно, засмучуюся, коли звільняємо цих людей, бо витратили час на їхнє навчання й адаптацію. Але нагадую собі, що я ж також людина й можу помилятися. Зараз працюю над тим, щоб більше довіряти своїй інтуїції одразу.

— У роботі проджект-менеджера саме від того, наскільки чітко він спланує задачі, залежить ефективність роботи інших спеціалістів, а також своєчасність виконання проєкту в межах бюджету й узгоджених дедлайнів. Як плануєте роботу ви та як вчите це робити команду?

Кілька років тому все моє планування було в паперовому планері: задачі, зустрічі, відмітки про виконання, колірна фільтрація за проєктами. Зараз це відійшло на другий план, адже в агенції ми всі задачі заводимо в CRM-систему, де є доступ для кожного члена команди. Там можна легко контролювати прогрес, пріоритети й дедлайни.

Команду я завжди вчу планувати задачі заздалегідь — на місяць уперед. Для цього в нас є архітектура проєкту — документ, у який вписуємо основні задачі на місяць із дедлайном на виконання. 

Якщо виникають ситуативні задачі, в архітектуру проєкту їх не додаємо, але виконуємо за пріоритетом з урахуванням ресурсу команди.  

Також важливим етапом ефективного планування в агенції є постійна комунікація. Наприклад, щоранку проджект-менеджери записують мені аудіоповідомлення по проєктах. Ще один спосіб обмінятися інформацією і синхронізуватися по задачах — повідомлення в чатах. 

Якщо терміново зідзвонитися можливості немає, то такі швидкі кроки допомагають уникати накопичення вузьких місць. 

— Можете детальніше розповісти про аудіоповідомлення? Це не ускладнює роботу, адже вам доводиться все це щодня переслуховувати?

Ми розподіляємо завдання на тиждень так, щоб кожний день мав конкретну ціль. 

1. У понеділок проджект-менеджери повідомляють про стан усіх проєктів: чи все в порядку, чи не виникли проблеми за вихідні. Протягом дня вони також записують у спільну таблицю статуси по проєктах, які я потім перевіряю.
2. У вівторок в аудіоповідомленнях вони розповідають, як виконують KPI: чи є відхилення від норми. Якщо показники нижчі за норму, то озвучують припущення щодо причин. Якщо вищі —  то пояснюють, що саме зробили, а також, чи варто цим досвідом ділитися з іншими проджектами, чи це був ситуативний успіх через інфопривід тощо.
3. У середу проджект-менеджери у відсотковому співвідношенні озвучують, наскільки впевнені в тому, що проєкти продовжаться. 
4. У четвер вони діляться важливими фактами щодо проєктів. Часто, залежно від інформації, я можу поставити додаткові задачі: перевірити гіпотези, провести моніторинг контенту конкурентів клієнтів, обговорити щось із клієнтами тощо.
5. У п’ятницю проджекти розповідають про заплановані зустрічі на наступний тиждень: брифування, погодження презентацій зі стратегією, місячні звіти тощо. 

Так, прослуховування аудіоповідомлень справді займає в мене час, але це значно ефективніше для оптимізації роботи команди, ніж написання та аналіз письмових звітів. Зідзвонюватися щодня через щільність графіків робочих зустрічей у команди можливості немає. Тому ми прийшли до такого способу звітування, який комфорний усім. Тим паче, якщо мені потрібно щось уточнити, то я можу переслухати записи за будь-який день і звірити інформацію із тією, що є в таблиці по проєктах.

— Ви згадали про CRM-систему для фіксації задач. Якою саме ви користуєтеся? Що в ній вам подобається, а якого функціоналу бракує?

Ми використовуємо Worksection. Подобається, що система дає змогу відстежувати всі задачі: можна бачити статус виконання й витрачений час, виставляти пріоритетність. Також зручно, що можна трекати час. Це допомагає оцінювати ефективність роботи команди та аналізувати ресурси.

Проте є і недоліки. Наприклад, система не дає створювати детальну архітектуру проєкту чи автоматично визначати KPI для клієнтів, які має виконувати проєктна команда. Усю додаткову інформацію, як-от статистика, метрики чи головні показники, треба додавати вручну. Було б дуже зручно, якби у Worksection можна було інтегрувати всю необхідну статистику, додати можливість автоматично розраховувати KPI та зберігати всю важливу інформацію по проєктах у структурованому вигляді. Наприклад, інтеграція з інструментами аналітики чи наявність розширених шаблонів для проєктів значно підвищила б ефективність роботи.

Більшість наших запитів Worksection закриває, тому поки продовжуємо працювати з нею. Однак миритися з її недоліками у довгостроковій перспективі не плануємо, тому вже моніторимо ринок. А якщо не знайдемо платформу з усім необхідним функціоналом, почнемо працювати над розробленням власної.

— Ми вже обговорили, що мотивація й натхнення — швидкоплинні й залежать від багатьох зовнішніх чинників. Але бувають ситуації, коли потрібно підтримати бойовий дух команди. Як ви це робите?

Підтримувати командний дух для мене — бути уважним до досягнень кожного члена команди. Тому, щоб дати змогу проджектам це відчути, я завершую робочий тиждень персональними подяками в чаті. Але не обмежуюся загальними фразами на кшталт «ти — молодець», а акцентую на конкретних ситуаціях: коли проджект-менеджер успішно впорався зі складною задачею, вирулив факап по проєкту, якісно виконав рутинну роботу чи вдало прокомунікував із клієнтом.

Коли клієнти відзначають, як наші проджект-менеджери швидко реагують на їхні прохання, пропонують креативні рішення, то такі відгуки — це не лише радість для мене як керівника, а й важлива складова репутації агенції.

Негативні моменти також не залишаю поза увагою, але я обговорюю їх делікатно. Використовую  метод бутерброда: починаю з позитивного; озвучую те, що потребує покращення; завершую тим, що підкреслює мою віру в їхній потенціал. Наприклад, можу зазначити, що поточні труднощі — тимчасові, а наступний тиждень точно буде вдалішим. Детальне обговорення помилок проводжу в особистих розмовах, щоб уникнути публічного тиску та дати змогу працівнику зосередитися на виправленні ситуації.

Коли проджект-менеджери відчувають, що їх цінують не лише за досягнення, а й за зусилля, це додає їм упевненості та мотивує досягати більшого. 

— За що ви любите професію проджект-менеджера?

Я — перфекціоністка. Люблю, коли все чітко, структуровано та впорядковано. За останні кілька років зрозуміла, що отримую задоволення від роботи, де потрібно організовувати й налагоджувати процеси. Власне, цим проджект-менеджер і займається. 

Водночас я не сприймаю цю професію однобоко. Мені робота проджект-менеджером дала можливість реалізовувати власну творчість у нових амплуа. Наприклад, завдяки своєму кулінарному хобі я була акторкою на зйомці контенту для проєкту агенції — Merci Cake. Попри травму напередодні й знімальний день на знеболювальному, я гарно провела час і тепер маю спогади на все життя. Хоч це було й завдання із зірочкою для контент-мейкера — ховати від камери мої забинтовані пальці.

Переглянути цей допис в Instagram

Допис, поширений Merci Cake (@mercicake.ua)

Також я люблю свою професію за можливість працювати з цікавими нішевими та всесвітньо відомими брендами й особистостями. Пам’ятаю, у березні 2024 року вся Україна із завмиранням серця стежить за церемонією вручення Оскара українському фільму «20 днів у Маріуполі», а тим часом ми з командою працюємо над одним із проєктів режисера цього фільму — Мстислава Чернова. 

Працювати з людьми, які творять історію України, для мене — велика честь і особливий досвід. Наприклад, пишаюся, що мала змогу взяти участь в організації аукціону Благодійного фонду Олександра Усика та бути присутньою на заході. Маю приємний бонус на згадку — комікс з автографом Олександра.

Ще один із найприємніших моментів у роботі проджект-менеджера — бачити, як на твоїх очах проєкт виростає з нуля. Спочатку це порожня сторінка з нульовими показниками, а через якийсь час завдяки роботі команди проєкт досягає результатів: зростають продажі, збільшуються запити, клієнти задоволені. Наприклад, у медичних проєктах це можуть бути запити на дороговартісні операції.

Це особливе відчуття, коли усвідомлюєш, що твоя праця — це не просто цифри й показники, а реальні зміни, які впливають на життя людей і майбутнє країни.

— Що ви порекомендували б проджект-менеджерам, які прагнуть розвиватися в цій сфері? 

Насамперед — навчитися слухати; давати конструктивний фідбек керівнику, клієнтам і членам команди; не боятися брати відповідальність за свої рішення; відкрито визнавати свої помилки; демонструвати впевненість у своїх діях і здатність вирішувати конфлікти без зайвих емоцій.

Крім того, варто вдосконалювати хард-скіли: вчити основи керування проєктами, працювати з інструментами для планування та аналітики, розуміти головні метрики.

Для поглиблення знань рекомендую читати більше професійної літератури. Наприклад, нижче — книжки з мого букліста.

1. «Як не профакапити проєкт» Олексія Просніцького допоможе опанувати проєктне керування, пристосоване до реалій українського бізнесу.
2. «CURLY менеджмент. Як управляти проєктами, не зраджуючи собі» Діни Волинець про те, як уникнути вигорання, працювати з важливими цілями й отримувати задоволення від керування проєктами.
3. «Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час» Джеффа Сазерленда розкриває гнучкі підходи до керування проєктами.
4. «Емоційний інтелект 2.0» Тревіса Бредберрі та Джина Ґрівза допоможе навчитися краще розуміти себе й інших, що дуже важливо для керування командою.
5. «Переговори без поразки» Роджера Фішера та Вільяма Юрі допоможе прокачати скіли комунікації, досягнення взаємовигідних угод і вирішення конфліктів.

Також раджу приділяти увагу нетворкінгу — брати участь у професійних заходах, проходити фахові курси, підписуватися на тематичні спільноти. Це допоможе не лише здобути нові знання, а й знайти собі менторів або ділитися власним досвідом.