Відволікаючі моменти гублять продуктивність: як сфокусувати себе на роботі і стати продуктивним

Увага, як відомо, є найважливішим компонентом успіху, а зволікання може зірвати навіть найбільш продумані проекти. На жаль, одного лише розуміння цієї істини не завжди достатньо, щоб змусити себе зосередитися. Дуже часто в роботі ми стикаємося з безліччю побічних чинників, які, поза нашою волею, розсіюють нашу увагу і роблять робочий процес млявим, повільним і непродуктивним. Про те, як можна уникнути відволікаючих моментів і використовувати методи концентрації уваги, ми розповімо нижче в нашій статті.

Відкрите офісне планування

Ви коли-небудь відчували дискомфорт на роботі через відкрите офісне планування? Дослідження, проведене нещодавно в Університеті штату Мічиган, підтвердило той факт, що нас може відволікати навіть короткочасне переключення уваги на що-небудь інше. Короткі (навіть менше трьох секунд) переривання концентрації уваги часом подвоюють кількість помилок.

У першій такій дослідницькій зупинці код був довжиною всього в чотири букви алфавіту і студенти витрачали, в середньому, 4,4 секунди, щоб позбутися від паузи. У другому випадку код був з двох символів і середній час перерви займало 2,8 секунди. За словами дослідників, студенти зробили в три рази більше помилок після 4,4 секундної перерви і в два рази більше помилок після другої перерви довжиною у 2.8 секунди.

Виходячи з цих фактів автори експерименту дійшли таких висновків:

• По-перше, під час переривання уваги ваша зосередженість на інформації не має ніякого відношення до вашої основної задачі.
• По-друге, перериваючи себе, ви робите збій у своєму “потоці” розуміння, тому, коли ви повертаєтеся до того, що робите спочатку, вам стає складніше пройти цей шлях у зворотному порядку, роблячи психічний стрибок з однієї концепції до іншої.
• По-третє – і це найважливіша частина – перебої псують вашу “точність пошуку.” Іншими словами, ваша здатність правильно відтворювати речі в пам’яті стрімко падає.

З іншого боку, наші помилки скоротяться на 50%, якщо ми, нарешті, приберемо відволікаючі фактори з нашого життя. Той, хто працював у відкритих офісних приміщеннях скаже, що наявність свободи простору і можливості співпрацювати з колегами протягом всього дня, а також без особливої ​​необхідності залишати свій робочий стіл може бути відмінною умовою праці. Але як же важко буває виконати роботу, постійно перериваючи свою увагу на оточуючих, особливо, якщо робота вимагає вашого цілеспрямованого зосередження. Можна, однак, піти в іншу крайність і встановити лабіринт зі стін і кабінок, проте це все одно не стане для вас ідеальним рішенням. Пропонуємо вам чотири способи усунення відволікаючих моментів в умовах відкритого офісного планування і фокусування на роботі:

4 способи сфокусуватися в Open Office:

1. Тихий простір

Якщо це можливо в умовах вашого офісу, знайдіть для себе такий простір, де ви можете зосередитися і піти від загального робочого хаосу в місце тиші та безмовності. Зазвичай таким місцем може стати конференц-зал або будь-який інший порожній кабінет, кут в офісі. Особливо, якщо ваша організація не охоплює віддалену роботу, можливо, кращий спосіб дати співробітнику зосередитися – це піти на годину з поля зору керівництва і колег.

2. Свій читальний зал

Виділіть пару годин в день на те, щоб відсторонитися від спілкування з колегами або кимось ще. Намагайтеся в цей період дня зосередитися виключно на роботі в певному місці свого робочого простору: особливо це стосується переговорів онлайн в скайпі та інших месенджерах.

3. Сигнал «Зайнятий»

Якщо вам потрібен спокійний час для роботи під час загальної рутинної штовханини в офісі, спробуйте вигадати для себе та оточуючих умовний сигнал, який символізував би ваше посилання «Не турбувати». Таким сигналом може бути що завгодно, можливо, навушники або прапор на верхній частині комп’ютера.

4. Пакетна передача даних

Вас постійно переривають прохання конкретного менеджеру або співробітника? Попросіть цю людину написати вам перелік питань, потреб і запитів. Відкладіть перелік на той час, коли зможете приділити кілька вільних хвилин для їх вирішення. Як бонус таке рішення може різко знизити обсяг листів електронної пошти.

Секрет життя в режимі Email-Free

До речі, про пошту. Пошта – наш основний помічник у роботі, вона ж наша постійна червона лампочка відволікання. Немає сумнівів в тому, що велика частина робочого часу присвячена щоденному читанню та відповідям на десятки листів. Завдання, акції, інформаційні бюлетені електронної пошти: ні ви, ні ваш поштовий ящик ніколи не робите перерву.

Але що, якщо існує спосіб зупинити стрес, викликані робочими листами? Або що, якщо ви могли б зробити неможливе – забути на час про свій email?

Це саме те, що нещодавно зробила підприємиця Клер Бердж. Клер, активна користувачка електронної пошти, простежила свою продуктивність протягом дня і зрозуміла, що її ККД склав всього 23%. Після цього вона вирішила припинити всіляке листування на 10 місяців.

Як вона обійшлася без цього сервісу? Дуже просто. Бердж зрозуміла, що існує три типи щоденних листів:

• пропозиції різного роду
• Push-повідомлення (листи, які не потребують ніяких дій)
• Внутрішнє корпоративне листування.

Вона зробила висновок, що всі ці повідомлення можуть бути передані їй за допомогою інших засобів зв’язку: простого телефонного дзвінка, смс або системи управління завданнями. Крім того, Клер виявила, що поштова скринька не так ефективна, як конкретні та цілеспрямовані системи управління завданнями.

Під час свого експерименту Бердж знайшла спосіб керувати своїм email ящиком, роблячи, швидше, виняток, а не правило. Чи не думаєте, що ви можете обійтися без електронної пошти взагалі? Ви помиляєтеся, почніть з малого – подумайте про способи, за допомогою яких можна скоротити витрачений час на перевірку листів. Сенс в тому, щоб почати перевіряти свій email декілька разів на день, наприклад, перед тим як ви залишаєте офіс в певний час кожен вечір. Або, як Берж, з’ясувати, чи є кращий спосіб отримання ваших завдань і повідомлень іншими сервісами. Система управління завданнями або інші додатки можуть насправді стати економією вашого часу і позбавленням від стресу.

Покладіть свої телефони в іншій кімнаті. Вимкніть Facebook і Vkontakte. Перевіряйте електронну пошту в строго певний час. Всі ці ідеї не нові, і, проте, дивлячись на цифри, похибки нашої роботи при такому абстрактному процесі, мимоволі розуміємо: щось в роботі йде не так. Насправді відмовитися від відволікаючих нас факторів не так вже й складно. Де зараз ваш телефон? Коли в останній раз ви дивилися Gmail? Хто прямо зараз написав вам в соціальній мережі? Для більшості з нас є місце для вдосконалення.

У випадку, коли потрібно 100% продуктивність, ми пропонуємо скористатися сторонньою допомогою – трьома рятувальними інструментами.

3 технічних помічники:

1. Strickt Workflow

Цей плагін Chrome — простий спосіб випробувати техніку методу Pomodoro, який дасть вам п’ятихвилинну перерву після 25-хвилинної зосередженої покрокової роботи.

Після встановлення просто клацніть на панелі браузера запуску таймера для 25-хвилинної сесії роботи. Протягом цього часу плагін блокує загальні відволікаючі сайти (наприклад, Facebook, Twitter, YouTube, Однокласники), крім того, в параметрах можна вказати додаткові налаштування за вашим бажанням. Якщо ви спробуєте відвідати ці сайти, то отримаєте ввічливе нагадування повернутися до роботи. В кінці 25 хвилин таймер закільцьовується і починає п’ятихвилинну перерву. Передохніть і повертайтеся!

2. Повний екран, одна вкладка

Це один з улюблених інструментів фокусування, який вбудований в кожен комп’ютер, але не використовується повною мірою. Що найбільше відвертає нашу увагу в комп’ютерах? Вкладки, додатки та іконки, що підстрибують з повідомленням. Тому, іноді все що вам потрібно – це візуальний сигнал про те, де зосередити свою увагу. Якщо ви працюєте в Word, Chrome або Photoshop, відкрийте тільки один необхідний файл (або просто одну закладку в браузері), а потім перейдіть в повноекранний режим.

3. Вихід в offline з мережі

Це, звичайно, не інструмент як такий. Але коли все інше не працює, пропонуємо зробити перерву від вашого екрану. Візьміть звичайний зошит, ручку і запишіть по пунктах: що вам необхідно вирішити для виконання своїх завдань. Ідеальним для цього буде знайти окреме тихе місце для роботи. Якщо ваш стіл не підходить, спробуйте змінити місце роботи: кафе, парк, або диван в офісі. Іноді корисно навіть просто пересісти за стіл колеги та побачити проблему під новим кутом зору. Рушайте в парк для мозкового штурму.

Ось, мабуть, і все, що необхідно для більш продуктивного проведення часу. Всім ефективного робочого дня!