A A A

Это случается даже с самыми лучшими из нас. Возможно, бухгалтерия не предоставила вам отчеты вовремя и вы не смогли отчитаться перед заказчиком. Проектные работы, которые должны были занять четыре часа, отняли все четырнадцать. День китайской еды превратился в День китайского отравления, и теперь вы глотаете таблетки в офисе, чтобы закончить отчет клиента к завтрашнему дню. И все равно вы понимаете, что провалите сроки. Ясно, что ваш босс, клиент или кто-либо еще, кому вы должны сделать эту работу, вряд ли будет в бурном восторге.

 

Мы успели побывать по обе стороны и испробовать на себе несколько способов, которые помогли выйти из неприятных ситуаций с минимальными потерями, сохранив хорошие отношения с боссом и заказчиками.

 

Предупредите о возможной задержке заранее

 

Существует ли на свете ли что-либо так же сильно приводящее в бешенство, как внезапное «Ой, я не успел все сделать на сегодня. Можно я доделаю эту работу к следующей неделе?»

 

Разумеется, всегда есть место исключениям (например, то самое пищевое отравление), но во всех остальных случаях лучше сообщить руководству или клиенту о задержке именно тогда, когда вы начали понимать, что не успеваете. Для второй стороны будет гораздо проще подкорректировать свои планы, если вы заранее скажете что-то вроде: «Знаете, я тут немного покопался в проекте. Похоже, сбор данных займет на несколько дней больше, чем я предполагал изначально. Можем ли мы продлить сроки?» На самом деле большинство людей будут совсем не против продлить дедлайн, если вы правильно подойдете к вопросу. И главное – заранее.

 

3

 

Объясняйте коротко и по существу

 

Объяснение причины задержки сроков должно выглядеть профессионально. Конечно, не все дедлайны и не все клиенты одинаковы – если срок исполнения работы оговорен договором, а партнер более чем требователен, вам придется трудновато. В таком случае лучше всего будет лаконично объяснить, почему работа идет не по плану. Не нужно никого обвинять, не нужно рассказывать о вашей больной собаке, умирающей бабушке или сломанном компьютере.
 
Просто изложите факты. Скажите что-то вроде «к сожалению, я столкнулся с некоторыми багами в программном обеспечении отчетности» – этого, как правило, оказывается достаточно. Тем не менее, вы сыграете в пользу самому себе, если…

 

…Предоставите возможность выбора или преподнесете какой-то бонус

 

У одного из наших авторов на случай срыва дедлайна есть своя собственная любимая стратегия (которая нам, кстати, очень симпатична). Этот автор всегда дает нам возможность понять, что для нас выгоднее: отказаться от уже сделанной наполовину работы или все же дать ему возможность закончить. Выглядит это обычно как-то так: «Я добрался до середины проекта, который, как оказалось, занимает немного дольше времени, чем я ожидал. Будет ли катастрофой, если я закончу работу не сегодня, а завтра? Если это проблема, то, конечно, я очень постараюсь прислать все сегодня. Но если сроки не горят, то я был бы очень благодарен за отсрочку и представил бы проект завтра». В подавляющем большинстве случаев мы соглашаемся на отсрочку.

 

Титул

 

Кроме того, вы всегда можете предоставить клиенту или боссу уже готовую часть работы. Скажите ему: «Если хотите, я могу отдать на рассмотрение первые шесть страниц отчета сегодня вечером. Или же я предоставлю все десять страниц завтра к обеду».

 

Если вы действительно подводите кого-то со сроками, подумайте о том, что вы могли бы предложить, чтобы хоть как-то извиниться за доставленные неудобства. У меня были авторы, которые предлагали выслать две статьи вместо одной, лишь бы возместить ущерб за просроченный дедлайн. В зависимости от того, в какой сфере вы работаете, можно предложить дополнительную настройку для вашего продукта/услуги, или незначительное снижение оплаты. Вы можете подвести кого-нибудь когда-нибудь – ведь вы не робот. Но если вы дадите за это какой-то бонус, то оставите о себе положительное впечатление.

 

Проявите профессионализм и поблагодарите за отсрочку

 

Если вы когда-либо были на месте заказчика, то наверняка знаете, как неприятно и даже немного обидно не услышать элементарной благодарности за ваше лояльное отношение. Поэтому не стесняйтесь показывать свою признательность за то, что вам дают отсрочку. Нет необходимости петь дифирамбы – простое «Я действительно ценю то, что вы даете мне еще немного времени. Это больше не повторится» будет очень кстати.

 

Кроме того, определите новый дедлайн и придерживайтесь его. Люди более охотно продолжат работу с вами, если вы ведете себя профессионально: они хотят рассчитывать на вас и точно знать, когда смогут получить уже и так запоздавшую работу. Вместо невнятного «Могу ли я попросить вас об отсрочке?» попробуйте сказать «Могу я предоставить вам отчет во вторник? Он будет у вас в 5 вечера или раньше». А потом вы должны сделать все, чтобы так и было.
 

2

 

Срыв дедлайна не должен стать привычкой

 

Возможно, это самый важный совет из всех. Не нужно привыкать срывать сроки. Когда мой очень обязательный автор просит об одноразовой отсрочке, я всегда рад пойти ему навстречу. Но когда это становится доброй традицией, работать с ним становится все труднее и труднее.

 

Мой любимый совет для тех, кто предпочитает быть точным: установите для себя искусственный дедлайн – за день или два до фактического срока. Вы можете даже обвести эту дату в своем календаре – такой трюк заставит ваш мозг думать, что работу нужно выполнить раньше. Придерживайтесь этой даты, и вы всегда будете в безопасности. Даже если накануне сдачи проекта вы отведаете китайской кухни. 😉

Если вы нашли ошибку, выделите участок текста и нажмите Ctrl + Enter или , чтобы сообщить нам.