Отвлекающие моменты губят производительность: как сфокусировать себя на работе и стать продуктивным

A A A

Внимание, как известно, является важнейшим компонентом успеха, а промедление может сорвать даже самые продуманные проекты. К сожалению, одного лишь понимания этой истины не всегда достаточно, чтобы заставить себя сосредоточиться. Очень часто в работе мы сталкиваемся с множеством побочных факторов, которые, помимо нашей воли, рассеивают наше внимание и делают рабочий процесс вялым, медленным и непродуктивным. О том, как можно избежать отвлекающих моментов и использовать методы концентрации внимания, мы расскажем ниже в нашей статье.

Открытая офисная планировка

Вы когда-нибудь чувствовали дискомфорт на работе из-за открытой офисной планировки? Исследование, проведенное недавно в Университете штата Мичиган, подтвердило тот факт, что нас может отвлекать даже кратковременное переключение внимания на что-либо другое. Короткие (даже менее трех секунд) прерывания концентрации внимания порой удваивают количество ошибок.

Исследователи провели эксперимент с 300-ми студентами. Молодым людям университета было предложено выполнить сложную многоступенчатую задачу на компьютере. После каждого шестого этапа задания на экране появлялось всплывающее окошко с просьбой набора символов и оставалось там до тех пор, пока студенты не набирали символы в текстовом поле и нажимали кнопку «Enter».

В первой такой исследовательской остановке код был длиной всего в четыре буквы алфавита и студенты тратили, в среднем, 4,4 секунды, чтобы избавиться от паузы. Во втором случае код был из двух символов и среднее время перерыва занимало 2,8 секунды. По словам исследователей, студенты сделали в три раза больше ошибок после 4,4 секундного перерыва и в два раза больше ошибок после второго перерыва длинною в 2.8 секунды

Исходя из этих фактов авторы эксперимента пришли к таким выводам:

  • Во-первых, во время прерывания внимания ваша сосредоточенность на информации не имеет никакого отношения к вашей основной задаче.

 

  • Во-вторых, прерывая себя, вы совершаете сбой в своем «потоке» понимания, поэтому, когда вы возвращаетесь к тому, что делаете изначально, вам становится сложнее проделать этот путь в обратном порядке, делая психический прыжок из одной концепции к другой.

 

  • В-третьих — и это важнейшая часть — перебои портят вашу «точность поиска.» Другими словами, ваша способность правильно воспроизводить вещи в памяти стремительно падает.

С другой стороны, наши ошибки сократятся на 50%, если мы, наконец, уберем отвлекающие факторы из нашей жизни. Любой, кто работал в открытых офисных помещениях скажет, что наличие свободы пространства и возможности сотрудничать с коллегами в течение всего дня, а также без особой необходимости покидать свой рабочий стол может быть отличным условием труда. Но как же трудно бывает выполнить работу, постоянно прерывая свое внимание на окружающих, особенно, если работа требует вашего целенаправленного сосредоточения. Можно, однако, уйти в другую крайность и установить лабиринт из стен и кабинок, однако это все равно не станет для вас идеальным решением. Предлагаем вашему вниманию четыре способа устранения отвлекающих моментов в условиях открытой офисной планировки и фокусирования на работе:
806076

 

4 способа сфокусироваться в Open Office:

 

1. Тихое пространство

Если это возможно в условиях вашего офиса, найдите для себя такое пространство, где вы можете сосредоточиться и уйти от общего рабочего хаоса в место тишины и безмолвия. Обычно таким местом может стать конференц-зал или любой другой пустующий кабинет, угол в офисе. Особенно, если ваша организация не охватывает удаленную работу, возможно, лучший способ дать сотруднику сосредоточиться — это уйти на час из поля зрения начальства и коллег.

2. Свой читальный зал

Выделите пару часов в день на то, чтобы отстраниться от общения с коллегами или кем-то еще. Постарайтесь в этот период дня сосредоточиться исключительно на работе в определенном месте своего рабочего пространства: особенно это касается переговоров онлайн в скайпе и прочих мессенджерах.

3. Сигнал «Занят»

Если вам нужно спокойное время для работы во время всеобщей рутинной толкотни в офисе, попробуйте придумать для себя и окружающих условный сигнал, который символизировал бы ваш посыл «Не беспокоить». Таким сигналом может быть что угодно, возможно, наушники или флаг на верхней части компьютера.

4. Пакетная передача данных

Постоянно прерываетесь из-за просьб конкретного менеджера или сотрудника? Попросите этого человека написать вам список вопросов, потребностей и запросов. Отложите список на то время, когда сможете уделить несколько свободных минут для их решения. В качестве бонуса такое решение может резко снизить объем поступающей от него же электронной почты.

Секрет жизни в режиме Email-Free

Кстати, о почте. Почта — наш основной помощник в работе и она же наша постоянная красная лампочка отвлечения. Нет сомнений в том, что большая часть рабочего времени посвящена ежедневному чтению и ответам на десятки писем. Задачи, акции, информационные бюллетени электронной почты: ни вы, ни ваш почтовый ящик никогда не делаете перерыв.

Но что, если существует способ остановить суету и стресс, вызываемые рабочими письмами? Или что, если вы могли бы сделать невозможное – забыть на время про свой email?
скачанные файлы (1)
Это именно то, что недавно сделала предприниматель Клэр Бердж. Клэр, активный пользователь электронной почты, проследила свою продуктивность в течении дня и поняла, что ее КПД составил всего 23%. После этого она решила прекратить всяческую переписку на 10 месяцев.

Как она обошлась без этого сервиса? Очень просто. Бердж поняла, что существует три типа ежедневных писем:

  • предложения различного рода
  • Push-уведомления (осведомительные письма, не требующие никаких действий)
  • внутренняя корпоративная переписка.

Она заключила, что все эти сообщения могут быть переданы ей с помощью других средств связи: простого телефонного звонка, смс или системы управления задачами. Кроме того, Клэр обнаружила, что почтовый ящик не так эффективен, как конкретные и целенаправленные системы управления задачами.

В почтовом ящике все письма лежат в одной куче и нет никакой разницы, никакой интеллектуальной сортировки. В то время, как системы управления задачами или социальные меда-платформы автоматически сортируют сообщения и обрабатывают их.

Во время своего эксперимента Бердж нашла способ управлять своим email ящиком, делая для него, скорее, исключение, а не правило. Не думаете, что вы можете обойтись без электронной почты вообще? Вы ошибаетесь, начните с малого — подумайте о способах, с помощью которых можно сократить потраченное время на проверку писем. Смысл в том, чтобы начать проверять свой email пару раз день, например, перед тем как вы покидаете офис в определенное время каждый вечер. Или, как Берж, выяснить, есть ли лучший способ получения ваших задач и сообщений другими сервисами. Система управления задачами или прочие приложения могут, на самом деле, стать экономией вашего времени и избавлением от стресса.

Положите свои телефоны в другой комнате. Отключите Facebook и Vkontakte. Проверяйте электронную почту в строго определенное время. Все эти идеи не новы, и, тем не менее, видя цифры погрешности нашей работы при таком отвлеченном процессе, невольно понимаем: что-то в работе идет не так. На самом деле, отказаться от отвлекающих нас факторов не так уж и сложно. Где сейчас ваш телефон? Когда в последний раз вы смотрели Gmail? Кто прямо сейчас написал вам в социальной сети? Для большинства из нас есть место для совершенствования.

скачанные файлы

В случаях, когда требуется 100% производительность, мы предлагаем воспользоваться посторонней помощью — тремя спасательными инструментами.

3 технических помощника:

 

1. Strickt Workflow

Этот плагин Chrome — простой способ опробовать технику метода Pomodoro, который даст вам пятиминутный перерыв после 25-минутной сосредоточенной пошаговой работы.

После установки просто щелкните на панели браузера запуска таймера для 25-минутной сессии свободной рассеянной работы. В течение этого времени плагин блокирует общие отвлекающие сайты (например, Facebook, Twitter, YouTube, Одноклассники), кроме того, в параметрах можно указать дополнительные настройки по вашему желанию. Если вы попытаетесь посетить эти сайты, то получите вежливое напоминание вернуться к работе. В конце 25 минут таймер закольцовывается и начинает пятиминутный перерыв. Передохните и возвращайтесь!

2. Полный экран, одна вкладка

Это один из любимых инструментов фокусировки, который встроен в каждый компьютер, но не используется в полной мере. Что больше всего отвлекает наше внимание в компьютерах? Вкладки, приложения и подпрыгивающие иконки с уведомлениями. Поэтому, иногда все что вам нужно — это визуальный сигнал о том, где сосредоточить свое внимание. Если вы работаете в Word, Chrome или Photoshop, откройте только один необходимый файл (или просто одну закладку в браузере), а затем переключитесь в полноэкранный режим.

3. Выход в offline из сети

Это, конечно, не инструмент как таковой. Но когда все остальное не работает, предлагаем сделать перерыв от вашего экрана. Возьмите обычную тетрадь, ручку и запишите по пунктам: что вам необходимо решить для выполнения своих задач. Идеальным для этого будет найти отдельное тихое место для работы. Если ваш стол не подходит, попробуйте сменить обстановку: кафе, парк, или диван в офисе. Иногда полезно даже просто пересесть за стол коллеги и увидеть проблему под новым углом зрения. Отправьтесь в парк для мозгового штурма.

Вот, пожалуй, и все, что необходимо для более продуктивного времяпровождения. Всем эффективного рабочего дня!

Если вы нашли ошибку, выделите участок текста и нажмите Ctrl + Enter или , чтобы сообщить нам.