Автоматизируем обучение персонала: 5 этапов, которые понравятся сотрудникам и сэкономят деньги

Когда человек выходит на новую работу, ему приходится изучать тонну информации: мануалы, инструкции, новые программы. Ему нужно разобраться, как работает компания, как взаимодействуют сотрудники между собой и что он должен в ней делать. А HR-специалистам и его кураторам приходится постоянно повторять одни и те же действия, отвечать на одинаковые вопросы, помогать разобраться с возникающими сложностями, объяснять детали. Всё это отнимает не просто уйму времени, но и стоит огромных денег для компании. С другой стороны, если не обучать сотрудников и не помогать им влиться в коллектив это может привести к большой текучести кадров. Почему?

Да потому, что плохо обученные работники ощущают себя недооценёнными и могут работать неплодотворно. В результате они или уйдут в поисках лучших возможностей, или вам придётся их уволить за неэффективность.

Согласно Harvard Business School, организационные затраты на замену сотрудника оцениваются от 100% до 300% от зарплаты замененного сотрудника. Кроме этого, добавьте сюда стоимость сотен часов ваших HR-менеджеров и кураторов, которые тратят время на адаптацию новых сотрудников.

Хорошая новость в том, что большинство действий, направленных на обучение, можно оптимизировать и автоматизировать. Таким образом вы:

• сделаете обучение интерактивным и интересным для сотрудников;
• поможете новичкам быстрее адаптироваться и начать работать полноценно;
• сэкономите деньги компании;
• протестируете знания в конце обучения, чтобы убедиться, что сотрудники усвоили материал;
• значительно сэкономите время кураторов.

Эффективным инструментом автоматизации обучения являются интерактивные корпоративные Академии. Продвинутые западные компании создают Академии не только для обучения сотрудников, но и для своих клиентов и партнёров. Это помогает решиться на покупку и повышает лояльность.

Многие организации как-то наладили процесс адаптации благодаря мануалам, файлам, методичкам, личным беседам и т.п. Но часто в этом процессе не хватает системности. С этим помогут Академии.

О том, как обучение сотрудников устроено изнутри, и какие существуют 5 этапов автоматизации обучения сотрудников рассказывает Владимир Поло, СЕО и основатель обучающей платформы для бизнеса AcademyOcean.

Компании со всего мира создают свои обучающие порталы на платформе AcademyOcean, через которые прошли более 100 тысяч сотрудников, клиентов и партнеров. Ключевое преимущество сервиса в том, что запустить корпоративный портал можно буквально за несколько часов — без дизайнеров и программистов.

Этап 1. Онбординг

На первом этапе новичок онбордится или проходит процесс адаптации, что одно и то же. Слово «онбординг» — от англ. «оnboarding» дословно означает «посадку на борт» и используется как описание процесса внедрения и организационной социализации. В этом процессе будущий сотрудник должен ознакомиться:

• с тем, как устроены все процессы в компании;
• с правилами работы в различных системах, которые используются (чаты, системы управления проектами, планировщики и прочее);
• с правилами деловой переписки, назначения встреч в календаре, с правилами ухода в отпуск или на больничный и т.п.

В 2018 году компания Netpeak внедрила Корпоративную Академию, чтобы структурировать уже имеющуюся информацию, сократить время на адаптацию и улучшить процесс тестирования. К тому времени HR-ы Netpeak подсчитали, что в среднем тратили на онбординг новых сотрудников 320 человеко-часов в месяц. Это почти целый месяц работы 2 сотрудников. И большую часть этого времени занимали повторяющиеся действия.

На тот момент компания использовала много внутренних инструментов для онбординга: инструкции, мануалы, форум, систему тестирования на базе Moodle. Объединяя их в один инструмент, оказалось, что некоторые из них повторяются, пересекаются, нуждаются в переписке, так как попросту устарели.

Сегодня каждый новичок, приходящий в свой первый день в офис, получает учебный план, который легко обновляется и индивидуализируется. Внедрение Академии в Netpeak позволило сэкономить 60%, т.е. около 192 часов времени сотрудников, занятых адаптацией, в месяц. А благодаря квизам, тестировать знание новичков стало гораздо легче. Ведь очень важно знать, понял ли сотрудник то, что прочитал, и запомнил ли он это.

Этап 2. Обучение (продукту, техническим знаниям)

Если ваши сотрудники не понимают продукт или услугу, то как это могут понять ваши клиенты? Используя Академии, можно легко обучать сотрудников тому, как работает продукт или в чём заключается ваша услуга.

К примеру, в ПланФиксе — инструменте по управлению задачами, у которого более 7000 клиентов по всему миру — создали курс для своих новых сотрудников, который помогает быстрее разобраться в устройстве ПланФикса и приступить к работе.

Академии используются для обучения теоретическим знаниям и практическим навыкам. При этом, можно создавать разные курсы: для групп людей или для одного конкретного пользователя. Например, агентство по маркетингу может создать для своих маркетологов курс по партизанскому маркетингу, а для PPC-отдела — курс по настройке контекстной рекламы. Магазины могут создавать курсы о работе с клиентами, а фермерские хозяйства — о том, как сажать, ухаживать, собирать и хранить урожай. Академии помогут в любом виде деятельности «вырастить» квалифицированных и сертифицированных работников. При этом экономится время, необходимое для тестирования навыков и знаний.

Например, в Inweb создали курс по регулярным выражениям. Большим плюсом, как отмечают создатели, является именно экономия времени на проверке знаний: если получен сертификат об успешном прохождении курса, значит всё хорошо. Система сертификации является не только подтверждением знаний, но и элементом геймификации.

Этап 3. Вдохновение

На первых порах важно не только ознакомить нового работника с инструкциями, но и помочь быстрее влиться в коллектив, вдохновиться на работу. В Академии можно познакомить новичка:

• с корпоративной культурой и историей компании;
• с миссией и видением компании;
• с принципами работы;
• с тем, как сотрудники вместе развлекаются и тренируются;
• с тем, как проходят общие собрания, корпоративы.

Например в Netpeak, кроме основной Корпоративной Академии, есть Академия Вдохновения. Она рассчитана на несколько дней и помогает ответить на вопрос «зачем» мы работаем, какая миссия у компании, узнать что-то новое про спортивные секции для сотрудников, кружки по интересам, систему геймификации.

Этап 4. Проверка и актуализация знаний

Тестирование знаний сотрудников помогает не только проверить, читали ли они материал и насколько хорошо его запомнили. Область применения тестов гораздо шире:

• внедряя новый сервис, можно создать Академию и обучить работе с ним всех ответственных сотрудников, а после — протестировать их знания и сертифицировать, как специалистов;
• можно обновлять и актуализировать уже имеющиеся данные, предоставляя их своим сотрудникам и проверяя, насколько успешно они их усваивают;
• можно создавать курсы о продвижении по карьерной лестнице и проводить тесты по повышению квалификации;
• можно создавать более неформальные Академии и тесты-опросы, которые помогут понять личные стремления и особенности сотрудников, а также выявить уровень их профессионального выгорания;
• можно тестировать своих потенциальных партнёров.

Например, австрийская компания Loxone — быстрорастущая компания в индустрии умного дома, которая работает в более чем 20 странах мира — создала Академии для 300 сотрудников и 10 тысяч партнёров. В конце обучения их ждут тесты. И только успешная сдача позволит получить статус серебряного партнёра. Таким образом, компания сможет убедиться, что не только сотрудники разбираются в продукте, а и партнёры смогут донести правильную информацию до потенциальных клиентов.

Этап 5. Распространение информации внутри отделов

В любой компании есть свои «звёзды». Это сотрудники, которые разбираются лучше всех в чём-либо, которые пробуют новые подходы и первыми достигают результатов. Но и у остальных сотрудников тоже бывают свои «фишки» и инструменты, которые помогают работать лучше. В большинстве организаций не принято делиться такими знаниями поэтому, когда кто-то из ваших «звёзд» уходит, то все достижения и наработки чаще пропадают, а компания порой терпит непоправимый ущерб.

Корпоративные академии помогают легко создавать курсы с «лучшими практиками», где собраны лучшие подходы, инструменты и кейсы ваших сотрудников. Например, менеджеры по продажам могут делиться тактиками успешных сделок, а сотрудники службы поддержки — примерами решения сложных ситуаций. Они помогают «подтягивать» новичков и других сотрудников и делать компанию эффективнее. Кроме этого, их удобно пополнять и актуализировать. Такие знания точно не пропадут вместе с ушедшим сотрудником.

Бонусный этап: обучение клиентов и партнёров

Кроме обучения своих сотрудников, Академии идеально подходят для онбординга клиентов. Кажется, если пользователь заходит на триал или оплачивает первый месяц, то он — готовый клиент. На самом деле, если за время триала он не сможет получить выгоду от использования продукта, не узнает весь функционал и не разберётся в нём, то долгосрочным и лояльным клиентом он, скорее всего, не станет.

Академии помогают организовать обучение клиентов. При этом, как и в случае с сотрудниками, клиентов легко распределить по группам и давать доступ только к той части контента, которая им нужна.

Например, в ПланФикс создали несколько курсов — для владельцев аккаунтов (обычно это руководители компании) и для сотрудников, которых владельцы добавляют в свои аккаунты. Курсы для сотрудников достаточно лёгкие, их проходят буквально за 20 минут и получают сертификат, который можно показать руководителю.

В итоге, клиенты понимают, какие задачи решает продукт и узнают обо всём его функционале. Это позволяет им полноценно начать пользоваться инструментом с первого дня триала. Чем быстрее клиент разберётся в продукте, тем быстрее он решится на покупку. Благодаря Академии, конверсия из триал-пользователей в платящих клиентов в ПланФиксе выросла на 38%.

Помните, чем лучше вы обучите пользователей вашему продукту, тем больше его функций они будут использовать. А значит, они дольше будут оставаться вашими клиентами.

Подытожим!

Чтобы ваши сотрудники легче и быстрее осваивались на новом месте, а вы могли сэкономить время и деньги, нужно автоматизировать процесс адаптации. В этом вам поможет создание корпоративной Академии. С её помощью вы:

1. Улучшите процесс онбординга.
2. Обучите новеньких вашему продукту и нужным техническим навыкам.
3. Вдохновите на работу и поможете освоиться в коллективе.
4. Проверите, насколько хорошо новичок освоил полученные знания.
5. Поможете распространению полезной информации внутри отделов.

Кстати, AcademyOcean находится в Одессе, но в основном работает с компаниями из США и Франции. Нам бы очень хотелось, чтобы компании из стран СНГ смогли попробовать и оценить преимущества Корпоративных Академий.

Поэтому, для первых 10 компаний, которые придут с блога Inweb, мы дадим бонус в $200 на любой из тарифных планов. Всё что вам нужно сделать, это заполнить специальную форму. Наша команда свяжется с вами, чтобы выдать доступы и рассказать, какие первые шаги нужно предпринять для создания Академии.